A administração do tempo pode ser definida como um plano de utilização e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz possível. O tempo é algo limitado, transitório e efêmero – e por isso mesmo, difícil de se controlar. Se você conseguir eliminar as atividades que geram esperdício de tempo, vai encontrar um modo de controlar o seu próprio tempo. No livro Administre seu tempo, de Ian Maitland, encontramos vários princípios úteis para melhorar a utilização do tempo, que citaremos de forma indireta e adaptada no decorrer desse estudo.
Dicas para administrar melhor seu tempo
-Priorize suas tarefas de acordo com a importância e a urgência das mesmas. Planeje de forma escrita suas atividades para os próximos dias, semanas e até mesmo meses. Avalie se está utilizando de forma sensata e correta o tempo, marcando os pontos em que você pode melhorar.
-Delegue tarefas. Ou seja, passe algumas de suas tarefas para que outras pessoas capacitadas as façam, isso quando for possível.
-Organize seu local de trabalho/estudo, para que o acesso à informações seja de fácil manuseio. Também aprenda a ler e escrever de forma mais eficiente e rápida.
-Controle o desperdício de tempo, ou seja, você deve capaz de lidar com interrupções, tanto de pessoas que tiram sua atenção pessoalmente, quanto de chamadas telefônicas no momento da realização de suas atividades.
-Use seu tempo livre para relaxar e ter um tempo de lazer, pois você precisa recuperar suas energias, merece descanso para estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento.
Não é fácil implementar um plano de administração do tempo, pois existem alguns obstáculos a serem enfrentados tais como atitudes, hábitos e grande quantidade de trabalho. Administrar o tempo deve tornar-se uma prioridade, para isso deve acontecer uma reavaliação das atitudes que até então estavam sendo tomadas. Paralelamente deve-se desenvolver novos hábitos, e lutar contra os hábitos antigos, que tendem a reaparecer depois de algum tempo. A quantidade de trabalho de uma pessoa pode parecer gigantesca, e impossível de ser administrada, mas através do desenvolvimento de um plano adequado, a pessoa pode melhorar bastante sua situação.
Para desenvolver um plano bem sucedido de administração do tempo é necessário relacionar a quantidade de trabalho com ao tempo que você tem disponível. Para isso é necessário:
– conhecer seus objetivos. Onde você quer chegar? O que fazer? O que não fazer? Em quanto tempo vou atingir meus objetivos? Como vou avalia-los?
– organize um registro diário. Divida seu tempo disponível, sabendo o que fazer com ele. Estime a duração de cada atividade, divida o tempo e registre as atividades realizadas e as não realizadas.
Observações:
– avalie o uso de seu tempo. Após alguns dias em que estiver seguindo o registro diário avalie o uso de seu tempo. Estime a duração do tempo de trabalho (quanto tempo estou gastando com tarefas escolares? Quanto tempo foi gasto com oração, etc); Compare se está sendo dedicada às tarefas o tempo necessário para a realização das mesmas (se não, faça alterações em seu planejamento diário); avalie as atividades que desperdiçam o tempo (conversas que não edificam, pausas demoradas para o cafezinho ou coisas semelhantes).
Encontramos também algumas soluções práticas para economizar tempo em um folder da série Informações Gerenciais de Edição do Sebrae, elaborado por Arildo Francisco da Costa. Segue-se abaixo as soluções:
– Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias
– Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas
– Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas
– Faça as coisas em ordem de prioridade
– Controle diariamente as atividades realizadas e os resultados alcançados
– Saiba onde seu tempo é realmente empregado
– Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade
– Elimine os seus desperdiçadores de tempo
– Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.
O mais importante no uso do tempo é pensarmos sobre como empregamos nosso tempo. Parece simples mas a maioria das pessoas não avaliam a forma como estão gastando seu tempo, e acabam não conseguindo conciliar as diversas atividades que deve realizar no dia a dia aos objetivos que querem alcançar a médio e/ou longo prazo.
autor: Douglas Prado
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