Grandes empresas querem reduzir a quantidade excessiva de e-mails que circula internamente e atrapalha a produtividade de seus executivos.

Será que começaremos a ver diminuir o número de e-mail dentro das empresas, em troca de uma comunicação mais ágil e menos formal? Existe alguma esperança no ar. Veja essa novela em três episódios:

Episódio 1

No início de dezembro eu li em uma matéria que Thierry Breton, o CEO da Atos Origin, uma das maiores empresas de TI da Europa, quer acabar com o uso de e-mails dentro da empresa.

A alegação é aquela já conhecemos: o e-mail não é mais um meio eficiente de comunicação. Fui estudar o assunto e descobri um press-release emitido pela empresa em fevereiro de 2011.

O plano do CEO visa incentivar o uso de mensagens instantâneas pelo Facebook e em outras redes sociais e contempla o fim da troca de e-mails entre os funcionários da empresa até 2014. Algumas matérias na imprensa dizem que o objetivo poderá ser alcançado em 18 meses. Segundo informações divulgadas pela empresa ao longo do ano, a redução de e-mails já alcançou 20% nos últimos seis meses.

Breton disse que número de e-mails circulando na empresa é insustentável para o negócio. Segundo ele, os gerentes gastam entre 5 e 20 horas por semana lendo e escrevendo e-mails. E que, em 2010, os usuários receberam 200 e-mails por dia, sendo 18% spam.

O próprio Breton afirma que não enviou nenhum e-mail interno nos últimos três anos (será verdade mesmo?). Ele usa isso como argumento para que os funcionários adotem mais rapidamente as mensagens instantâneas e as mídias sociais.

A Atos não é uma empresa pequena – é uma multinacional que possui 74 mil funcionários e atua em 42 países. Em 2010, obteve a receita de 8,6 bilhões de euros.

Episódio 2

No ano passado, uma pesquisa da Salesforce.com realizada com 1 mil trabalhadores do Reino Unido, indicou que 7 em cada 10 trabalhadores reclamaram que recebem e-mails com conteúdo irrelevante ou que não têm interesse nos e-mails em que são copiados.

A pesquisa também mostrou que o uso das mídias sociais está em franca ascensão no ambiente de trabalho. 46% dos pesquisados disseram que usam mídias sociais no trabalho todos os dias. Na geração de jovens trabalhadores com 20 e poucos anos, esse número salta para 56%. Acesse o release da pesquisa.

Existem muitas pesquisas equivalentes, confirmando o que cada um de nós sente no dia a dia: recebemos uma quantidade incrível de e-mails desnecessários, sem relevância, sem critério de prioridade e de difícil gestão.

Por outro lado, as mídias sociais surgem como algo magnético para a geração mais jovem de trabalhadores, que valoriza e curte participar de tais redes, pessoal e profissionalmente. No entanto, as empresas têm sido lentas na adoção dessas novas tecnologias.

Episódio 3

A Volkswagen da Alemanha, em um embate com os sindicatos, que sempre foram muito fortes e atuantes na Europa, tomou a decisão de desativar a função de envio de e-mails para os aparelhos Blackberry fora do horário do trabalho, limitando-a para 30 minutos antes e 30 minutos depois do expediente.

Tal decisão vale somente para os 1.154 empregados sindicalizados, de seis fábricas da empresa na Europa, que recebem gratuitamente o Blackberry fornecido pela empresa. Para o restante da Volkswagen os e-mails continuam liberados.

A mensagem dos sindicatos foi clara: não é razoável que os trabalhadores fiquem acessíveis e disponíveis para o trabalho o tempo todo. Por trás disso aparecem estatísticas de doenças e perda de produtividade. Leia mais detalhes aqui e aqui.

O foco é criar uma fronteira mais clara entre o tempo pessoal e a jornada de trabalho dos funcionários da empresa. Essa é uma discussão muito atual em algumas empresas, que já começam a se pronunciar a respeito da invasão do trabalho nas 24 horas de vida de qualquer ser humano.

Essa novela de três episódio sinaliza que o problema dos e-mails está sério e gera impactos na produtividade, saúde e performance dos trabalhadores.

Isso tudo me lembra um post que escrevi a respeito de que o e-mail deve ser extinto até 2015. Para o CEO da Atos isso parece ser mais do que verdade.

Eu, de minha parte, escravo absoluto dos e-mails, que cada vez mais parecem me envolver, continuo querendo contratar um Personal E-mail Killer. Mas, por agora, ainda sonho com as ideias radicais para deter a enxurrada diária de e-mails nas empresas. A Volkswagen da Europa adotou a minha ideia número 3.

autor: Mauro Segura
fonte: [Webinsider]